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Cómo automaticé el 50% de las tareas de mi negocio y escalé sin contratar más empleados 4v1s4p
Descripción de Cómo automaticé el 50% de las tareas de mi negocio y escalé sin contratar más empleados 212v4t
Dirigir un negocio hoy no es simplemente liderar un equipo creativo. Es gestionar cientos de microtareas operativas que, si no se controlan, te comen vivo. Lo viví en primera persona. Cuando empezamos a escalar y crecieron los clientes, también lo hizo la carga operativa… y con ella, el estrés del equipo, los retrasos en entregas y, lo peor, la calidad empezó a flaquear. ¿La solución? No fue contratar más personas. Fue automatizar de forma inteligente. 407259
Este contenido se genera a partir de la locución del audio por lo que puede contener errores.
Hola, emprendedores y emprendedoras en la vida, soy Juan Merodio.
En este episodio te voy a contar el dolor que sufrimos todos los emprendedores cuando nuestro negocio empieza a crecer, donde se mezcla esa ilusión de que esto está empezando a ir mejor, pero empiezan a aparecer ciertos problemas que no tenías previsto y te empiezan a dar fuertes dolores de cabeza.
Y uno de los asociados a ellos es el crecimiento de equipo, el crecimiento de personas.
De todo esto y mucho más te voy a hablar en este podcast.
Estamos en el episodio 909 y hoy es miércoles 7 de mayo de 2025.
Dirigir una agencia de marketing hoy no es simplemente liderar un equipo creativo, es gestionar cientos de micro tareas operativas que si no se controlan te comen vivo.
Lo viví en primera persona.
Cuando empezamos a escalar y crecieron los clientes, también lo hizo la carga operativa y con ella el estrés del equipo, retrasos en entregas y lo peor, la calidad empezó a flaquear.
La solución no fue contratar a más personas, fue automatizar de forma inteligente.
Para ello, el primer paso fue detectar los cuellos de botella, porque antes de implementar tecnología hay que entender dónde está el problema.
En mi caso particular, estos eran los procesos que más tiempo y recursos consumían, como por ejemplo prospección de clientes, que se hacía manualmente donde se pasaban horas filtrando LinkedIn, directorios, webs, para encontrar empresas con necesidades de estrategias de captación.
El resultado, en el mayor porcentaje de los casos, era tiempo perdido y oportunidades desaprovechadas por no tener un sistema escalable.
La parte de atención al cliente también se desbordaba, porque cada consulta debía ser atendida una a una por el equipo, incluso aquellas preguntas que se repetían constantemente o eran muy similares, y esto no sólo nos ralentizaba la respuesta, sino que además saturaba al equipo.
La parte de gestión financiera y de reportings, facturación, generación de informes, era todo manual, provocando errores, retrasos y dificultades para tener una visión clara de la rentabilidad.
También cuando entraban nuevos clientes, teníamos el onboarding, y cada cliente requería un proceso personalizado de bienvenida, de contrato, de email, de seguimiento… Sin automatización, el tiempo invertido por cliente era excesivo y difícilmente sostenible.
Y luego la parte de coordinación de reuniones, donde agendar muchas veces reuniones con clientes en diferentes zonas horarias era una auténtica pesadilla que se traducía en cadenas interminables de emails a distintas horas y una pérdida de eficiencia comercial.
El segundo paso fue la automatización con herramientas concretas.
Una vez detectadas las tareas que más se repetían, empezamos a implementar soluciones tecnológicas que nos permitieron optimizar cada proceso.
Te voy a dejar algunas de las claves que nos ayudaron.
Por ejemplo, para la parte de leads empezamos a automatizar con Search Navigator y con Apollo.io, Estas plataformas las usábamos para identificar clientes ideales, para validar os, para construir listas de prospección automáticamente.
Apollo con su verificador de emails es clave para mejorar la calidad del o.
El resultado fue que aumentamos nuestra tasa de conversión en un 17% y redujimos el tiempo de búsqueda un 60%. En la parte de atención al cliente, implementamos un chatbot conectado con IA, con Hotspot y así resolvíamos dudas frecuentes sin necesidad de una primera intervención humana y manteníamos la trazabilidad de cada interacción porque todo quedaba registrado en el sistema.
El resultado fue reducir un 40% en carga al equipo y mejorar los tiempos de respuesta automático.
En la parte de onboarding digitalizamos el proceso completo con Hotspot, envíos de email, seguimiento, gestión documental y todo desde un único lugar, reduciendo el tiempo de integración de clientes un 20% y mejorando el engagement inicial un 50%.
Y para toda la parte de agendar reuniones, el mix de Calendly y Hotspot, para que cada cliente pueda reservar su reunión según la disponibilidad real del equipo y así automatizar los seguimientos y no tener que estar comparando agendas, enviando emails cruzados, etc.
Claro, aquí lo que hicimos es evitar pérdida de leads con mal seguimiento y por supuesto eliminar tareas istrativas como recordatorios manuales.
Con estas acciones automatizadas, conseguimos que diría en general reducir un 50% las tareas istrativas.
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