Cómo crear sistemas y procedimientos que funcionen |Ep. 287 Marca Profesional Podcast 5g3r6t

¿Cómo crear sistemas y procedimientos que funcionen en tu negocio? Esto es Marca Profesional Podcast.

Fíjate, una de las cosas que encontramos cuando se diseña bien un puesto, cuando se elija una persona correcta, es saber esa persona cómo va a hacer su trabajo.

Una de las cosas que siempre se invita es facilitar la forma en como la gente hace cada día las cosas, que no sea algo improvisado, que no sea algo que se le acaba de ocurrir, que no sea algo, digamos, que sea muy innovador, sino que realmente siga lo que se supone tiene que seguir y que ya se hace de alguna manera dentro de la empresa.

Por lo tanto, es importante que podamos tener establecidos dentro del puesto de trabajo cuáles son, en los roles, esas funciones, esas tareas determinadas que las personas tienen que realizar.

De alguna manera lo que buscamos es generar esa predecibilidad.

Hay que ser predecibles a la hora de saber cuál es el trabajo que vamos a hacer.

Me acuerdo de la película El fundador, si la has visto, hay una escena donde muestra cómo en un momento determinado los hermanos McDonalds trazan con tiza en una cancha de tenis la distribución de la cocina para que las personas puedan moverse y de alguna manera los tiempos y movimientos que generan faciliten ese tiempo que ellos necesitan dar para una comida rápida.

Esto es una ilustración muy clara de cómo podemos hacer procedimientos que nos ayuden a hacer el trabajo de la misma manera.

Si ves, algo que tiene el modelo de McDonalds y que generó a partir de allí en la industria fue un modelo de franquicias, de que la gente podía a través del know-how y el goodwill, a través de una marca y el saber cómo hacer las cosas, generar un tipo de negocio que, por cierto, es uno de los negocios que menos ratio de fracaso tienen.

Así que es importante que cuando hablamos de un modelo franquiciable, estamos hablando de sistemas, estamos hablando de crear procedimientos, no tanto para vender tu empresa como una franquicia, sino para que funcione como tal, para que tenga esta estructura tan predecible, tan clara, que la gente sabe qué esperar de ello.

Y esa predecibilidad es algo que nosotros tenemos que buscar constantemente en nuestro negocio porque es como creamos una reputación, es como forjamos una marca, es como la gente realmente vuelve y compra aquello a lo que tú te dedicas y lo que tú ofreces.

Entonces yo te quiero dar aquí unas pautas para tener en cuenta a la hora de crear esos procedimientos porque un problema que nos encontramos es que se entiende la parte de sistemas, de procedimientos como una normativa de ley, una ISO 9000.

¿Qué pasa? Que estas normativas se generan por regulaciones para certificar que las empresas hacen bien su trabajo y que todo está controlado y que de alguna manera la forma en cómo operan es una manera sistemática y una manera predecible de hacerlo.

¿Pero cuál es la realidad? ¿Cuál es la realidad cuando miramos empresas, cuando miramos pequeñas y medianas empresas con este tipo de normativas? Pues que la mayoría de la gente no la conoce, la mayoría de la gente no sabe qué hacer con ellas, nadie lo sigue y al final se usa simplemente como una certificación, al final un negocio para el que certifica, para el que da ese sello y que da cierta confianza pero que en el fondo la gente hace al final lo que considera. Yo te lo digo por experiencia propia.

Yo trabajo en una empresa que estaba certificada con sellos ISO 9000, ISO 14000 y al final solamente eso tenía sentido cuando iban a hacer una visita de inspección, cuando iban a revisar si realmente estábamos siguiendo los procedimientos que anteriormente habíamos establecido dentro de ese procedimiento.

Entonces, yo no estoy hablando de eso, para mí eso no tiene ningún sentido, es una pérdida de tiempo, una pérdida de dinero y creo que no ayuda mucho a aquellas pequeñas y medianas empresas que realmente quieren ser predecibles.

Yo estoy hablando de que podamos realmente crear sistemas en aquellos puntos concretos de gestión de nuestro trabajo que son determinantes para que haya un buen funcionamiento del negocio.

Estamos hablando, ya sabes, de la foca en la parte financiera, en la parte operativa, en la parte istrativa y en la parte comercial, ¿vale? O al revés, comercial y istrativa.

Entonces, esas son las áreas claves en las que nosotros tenemos que mirar cuáles son las actividades concretas que sí o sí tienen que ser sistematizadas.

Por ejemplo, la forma en cómo hacemos seguimiento a los clientes, el sistema que utilizamos para poder llevar esa información, la forma en cómo hablamos por el teléfono con un cliente, la forma en cómo escribimos un correo electrónico para ar a una persona, incluso cómo mandamos un WhatsApp, ¿vale? La forma en cómo entregamos nuestro producto, la forma en cómo garantizamos ese producto terminado para nuestro cliente al final, la forma en cómo llevamos las cuentas, cómo se realiza la factura, los días en los que se hacen las facturas, el poder determinar la planificación de la empresa, la misión, la visión, los valores, el que podamos tener reuniones estandarizadas para que la gente pueda participar de ellas.

Todo ese tipo de cosas que son el día a día de la empresa, de tu negocio, esas son las que realmente nosotros deberíamos tener sistematizadas.

Entonces, ¿cómo hacemos esto? A ver, la sistematización, yo te diría que requiere tres...

O sea, digamos que...